Tapiolan apteekin yleinen tietosuojaseloste

 

Tämä on Tapiolan apteekin(Espoon I) EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen(GDPR) mukainen tietosuojaseloste.

 

eApteekki-asiakkaille erillinen tietosuojaseloste

 

1. Rekisterinpitäjä:

Tapiolan apteekki, y-tunnus: 2326518-3

Länsituuli 7

02100 Espoo

puh(09)4520130

 

Eerika Rohdos Oy, y-tunnus: 2331257-6

Länsituuli 7

02100 Espoo

(09)4520130

 

2. Rekisteriä hoitavat henkilöt:

Risto Kanerva, apteekkari

Paavo Laurila, tietosuojavastaava

 

Yhteystiedot: puh (09)4520130, tapiola.espoo@apteekit.net

 

3. Rekisterin käyttötarkoitus ja peruste:

Apteekkitoiminnan harjoittaminen ja siihen liittyvien velvoitteiden sekä asiakassuhteiden hoitaminen. Rekisterin tietoja käsitellään voimassa olevan tietosuoja- sekä apteekkitoiminnan lainsäädännön mukaisesti.

Myymälätarkkailurekisteriä pidetään apteekin omaisuuden suojaksi, sekä rikosten torjumiseksi ja paljastamiseksi.

 

4. Rekisterin tietosisältö

Reseptiasiakkaat: nimi, henkilötunnus, veteraanimerkintä, työpaikkakassan jäsenyys tiedot, toimitetun lääkkeen tiedot, kelan korvattavuustiedot, lääkkeen määrääjän tiedot, muun maksajan tiedot(vakuutusyhtiö, edunvalvonta yms)

 

Tili- ja puhelintilausasiakkaat: nimi, henkilötunnus, veteraanimerkintä osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, yhteyshenkilön yhteystiedot, laskutustiedot ja hoitoyksikön tiedot.

 

Easymedi-tilausjärjestelmä-asiakkaat: nimi, henkilötunnus, hoitoyksikkö, tilaustiedot.

 

Schengen-todistukset: nimi, syntymäaika, syntymäpaikka, osoite, puhelinnumero, henkilöllisyystodistuksen numero, kansallisuus, sukupuoli, hoitavalääkäri, hoitopaikka, hoitopaikan yhteystiedot, matkan kesto, lääkkeen tarkat tiedot ja apteekin tiedot.

 

Apteekkisopimusasiakkaat: nimi, henkilötunnus, hoitavalääkäri, hoitoyksikkö, apteekkisopimuslääketiedot ja sopimuksen voimassa oloaika

 

Tallentava kameravalvonta: kuvamateriaali henkilöistä apteekin tiloista

 

Vaaralliset kemikaalit: nimi, henkilötunnus, osoite, luovutetun kemikaalin tiedot

 

5. Säännönmukaiset tietolähteet:

Asiakkaan itse ilmoittamat tiedot, reseptikeskusesta saatavat tiedot sekä KELA:n suorakorvaus-palvelun kautta saatavat sairausvakuutustiedot.

Apteekin tiloissa tallentava kameravalvonta.

 

6. Tietojen luovutus ja tietojen siirto:

Tietoja ei luovuteta/siirretä EU-maiden ulkopuolelle

 

Säännönmukaiset tietojen luovutukset:

    • Sv-korvattavat ostotiedot KELA:lle, laskutusta varten

    • Maksusitoumustoimitustiedot sitoumuksen myöntäjälle kuten KELA:lle, kunnalle, yleiselle edunvalvonnalle tai muulle toimijalle laskutusta varten

    • Toimituksista työpaikkakassoille, laskutusta varten

    • Toimituksista vakuutusyhtiöille, laskutusta varten

    • Huumausaine toimitustiedot Fimealle, kuukausiraportointia varten.

    • Maksutietojen luovuttaminen korttimaksuissa Nets Oy:lle

       

    • Ostokerran tietojen ja maksutietojen luovutus teknisten ongelmien yhteydessä järjestelmätoimittaja Pharmadatalle tilanteen selvittelyä varten.

    • Toimitustietojen luovuttaminen valvovan virannomaisen, Valvira, Fimea tai AVI:n pyynnöstä.

    • Puhelintilausasiakkaiden laskutuksen ja perinnän hoitaa Ropo Capital Oy, joka saa laskutustiedot.

 

 

Asiakkaan kirjallisella suostumuksella tehtävät tietojen luovutukset:

    • Yhteystietojen luovutus kuljetusyritykselle kotiinkuljetuksen yhteydessä

    • Apteekkisopimusjakelun yhteydessä apteekkisopimustietojen jakaminen muiden apteekkien kanssa. Tietojen välitykseen käytetään apteekkariliiton ylläpitämää palvelinta.

    • Annosjakelun yhteydessä annosjakeluyksikölle, Pharmaservice Oy:lle toimitetaan tiedot tilattavasta jaksosta sekä asiakkaasta.

    • Tiliasiakkaiden laskutuksen ja perinnän hoitaa Ropo Capital Oy, joka saa laskutustiedot.

 

 

7. Tietojen säilytysaika

 

Reseptilääke ostoksissa tiedot säilyvät aktiivirekisterissä reseptin voimassa olo ajan puitteissa korkeintaan 25kk. Reseptipäiväkirjaa säilytetään lain vaatima 5v-aika, tietoja ei käytetä muuhun kuin viranomaiskyselyihin.

 

Apteekkisopimusjakelu tietoja säilytetään sopimuksen voimassa olo ajan ja sopimuksen päättymisvuoden loppuun asti.

 

Huumausainekirjanpitoa, sekä säilytettäviä pkv-ja huumausainereseptejä säilytetään lain vaatima aika, toimitusvuoden loppumisesta 6v eteenpäin.

 

Tilimyynnin laskutustietoja säilytetään lain vaatima 10v-aika toimituksesta.

 

Schengen-todistuskopiota säilytetään todistuksen laatimisvuoden loppumisesta 1-vuosi eteen päin, Fimea ohjeen mukaan

 

Vaarallisten kemikaalien luovutustietoja säilytään paperi tulosteena 5v- luovutuksesta.

 

Valvontakameran kuvaa apteekin tiloista säilytetään vähintään 15 vuorokautta ja korkeintaan 30 vuorokautta.

 

Tuotevirheilmoitus dokumentaatiota säilytetään lain vaatima 5v-aika laatimisvuoden loppumisesta alkaen.

 

8. Rekisterisuojauksen perusteet

 

Apteekin tilat on suojattu teknisin ja rakenteellisin ratkaisuin siten, että tietosuoja piiriin kuuluviin tietoihin pääsevät käsiksi vain siihen oikeutetut työntekijät. Tietojärjestelmiin pääsyä kontrolloidaan salasanoin, ammattikortein ja työtehtävä kohtaisilla oikeuksilla.

 

9. Rekisteröidyn oikeudet

 

Asiakkaana sinulla on oikeus:

  • Saada pääsy itseäsi koskeviin henkilötietoihin, mukaan lukien oikeus saada jäljennös sinua koskevista henkilötiedoista

  • Pyytää itseäsi koskevien henkilötietojen oikaisemista tai poistamista

  • Peruuttaa antamasi suostumus osittain tai kokonaan

  • Tietyin edellytyksin pyytää käsittelyn rajoittamista tai vastustaa henkilötietojen käsittelyä

Lisäksi, jos käsittely perustuu erilliseen suostumukseen, sinulla on oikeus peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa. Huomaathan, ettei tämä vaikuta ennen suostumuksen peruuttamista suoritettuun tietojen käsittelyn lainmukaisuuteen.

Voit tehdä oikeuksiesi käyttämistä koskevan pyynnön ottamalla yhteyttä kohdassa 2 mainittuihin henkilöihin. Pyynnön tulee olla riittävällä tavalla yksilöity, jotta asiakaspalvelumme voi todentaa henkilöllisyytesi. Ilmoitamme sinulle, mikäli emme joiltain osin pysty toteuttamaan pyyntöäsi, kuten poistamaan kaikkia tietoja, joiden säilyttämiseen meillä on lakisääteinen velvollisuus (esimerkiksi reseptitiedot) tai oikeus.

Jos huomaat, että käsittelyssä on puutteita tai se on lainvastaista, sinulla on oikeus tehdä asiasta valitus valvontaviranomaiselle  (Tietosuojavirasto, Ratapihantie 9, PL 800, 00521 Helsinki tai tietosuoja@om.fi.

 

10. Tietosuojaselosteen muuttaminen

 

Palveluiden kehityksen ja läinsäädännön muutosten johdosta pidätämme oikeuden muuttaa tietosuojaselostetta. Merkittävistä muutoksista tietosuojaselosteeseen ilmoitetaan rekisteröityneille asiakkaille ehtojen päivityksen yhteydessä.